Dokumenty prawne · art. 28 RODO

Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)

To tłumaczenie ma charakter informacyjny. Prawnie wiążąca jest wersja angielska tego dokumentu: English →

Twoja firma jest administratorem danych swoich pracowników; Egalis jest podmiotem przetwarzającym i przetwarza dane wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenia, wyłącznie w UE. Poniższy tekst to standardowa umowa powierzenia, gotowa do podpisania razem z umową o świadczenie usługi.

1. Role stron i przedmiot

Klient działa jako administrator (art. 4 pkt 7 RODO) danych osobowych swoich pracowników i kandydatów; Egalis działa jako podmiot przetwarzający (art. 4 pkt 8). Przedmiot przetwarzania: świadczenie platformy zgodności z jawnością wynagrodzeń — import, obliczenia, wartościowanie stanowisk, raportowanie, wnioski o informację, remediacja.

2. Charakter i cel przetwarzania; kategorie danych

Osoby, których dane dotyczą: pracownicy klienta oraz — w module rekrutacyjnym — kandydaci.
Kategorie danych: identyfikator wewnętrzny (płacowy), płeć, stanowisko, kod zawodu (np. ISCO-08), dział, data zatrudnienia, wymiar etatu, składniki wynagrodzenia, nieobecności, zmiany płacy; opcjonalnie nazwisko (przechowywane oddzielnie, szyfrowane); e-mail kontaktowy do wniosków o informację. Nie przetwarza się krajowych numerów identyfikacyjnych i żadna szczególna kategoria danych nie trafia do danych obliczeniowych.
Czas trwania: przez okres umowy, plus ustawowa retencja raportów wymagana dyrektywą i właściwym prawem krajowym, chyba że administrator poleci inaczej.

3. Obowiązki Egalis (art. 28 ust. 3 RODO)

Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenia administratora (korzystanie z aplikacji stanowi polecenie).
Zapewnia poufność osób upoważnionych do przetwarzania.
Stosuje środki techniczne i organizacyjne (art. 32): hosting wyłącznie w UE, pseudonimizacja by design, szyfrowanie tożsamości nominalnych, kontrola dostępu oparta na rolach, niezmienialny dziennik audytowy.
Nie angażuje nowych podwykonawców bez uprzedniego poinformowania administratora (załącznik 1), z 15-dniowym prawem sprzeciwu.
Wspiera administratora przy wnioskach osób, których dane dotyczą, i przy ocenach skutków.
Powiadamia administratora bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w 72 godziny, o każdym naruszeniu ochrony danych, o którym się dowie.
Po zakończeniu umowy: zwraca dane (pełny eksport, format ustrukturyzowany) i trwale je usuwa, z wyjątkiem dziennika audytowego (dowód prawny, bez danych płacowych) i ustawowych obowiązków retencji.
Udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności i umożliwia audyty, z rozsądnym wyprzedzeniem.

4. Transfery

Dane są przetwarzane i przechowywane wyłącznie w Unii Europejskiej. Transfery do państw trzecich nie mają miejsca.

5. Załącznik 1 — zatwierdzeni podwykonawcy przetwarzania

Hetzner Online GmbH, Niemcy — infrastruktura hostingowa.
E-mail transakcyjny: nasz własny serwer, hostowany w UE — bez zewnętrznego dostawcy poczty.
Stripe Payments Europe, Ltd., Irlandia — obsługa płatności kartą (wyłącznie dane rozliczeniowe; dane płacowe nigdy nie trafiają do Stripe).

6. Strony

Egalis: ADDO VISION SOLUTIONS SRL, siedziba: Bukareszt, Șos. Berceni 96, Monaco Towers, A9.06, Rumunia, nr rejestru J2013010973404, EUID ROONRC.J2013010973404, VAT RO32203240 (kontakt: office@addovision.ro). Klient: podmiot wskazany w umowie o świadczenie usługi.